Mehr Aufmerksamkeit bei Präsentationen

Montag, 8:00 Uhr. Termine stehen an, der Posteingang ist voll. Die Präsentation für das Meeting um 10 Uhr sollte längst fertig sein. Weil keine Zeit mehr bleibt, greifen wir wieder zu den Standardfolien, kopieren schnell die Zahlen hinein – fertig. Ob wir damit das Ziel der Besprechung erreichen? Was ist eigentlich das Ziel?

Vertrautes 08/15

Eine dieser beiden Vorgehensweisen ist wohl jedem von uns vertraut:

Option 1: Standardpräsentation öffnen. Zahlen, Daten, Fakten rein – fertig.

Option 2: Eine alte Präsentation öffnen. Überschreiben – fertig.

Leider ist die Optik, die sich den anderen Teilnehmern bietet, diesen ebenfalls vertraut. Der Effekt: die Aufmerksamkeit sinkt.

Dabei ist es einfach, gute Präsentationen zu erstellen – und zwar mit strukturierter Vorbereitung. Der Zeitaufwand wird sogar geringer, da wir nach Checkliste vorgehen.

Die wichtigsten Fragen werden zu Beginn beantwortet:

• Was ist das Ziel meiner Rede oder Präsentation?
• Wer ist die Zielgruppe? Was ist ihnen wichtig?
• Welche Kernbotschaften möchte ich bringen?

Wer diese Fragen beantwortet, tut sich um einiges leichter. Perspektivenwechsel heißt das Zauberwort, die Sicht der Zielgruppe einnehmen und fragen, was die Teilnehmer eigentlich wollen. Die gesamte Checkliste gibt es im nächsten Newsletter: Jetzt gleich abonnieren.

Mit einem dreistufigen Aufbau kann ich anschließend rasch zusammensetzen, was ich brauche:

1. Einstieg. Spannende Techniken gibt es im nächsten Blogbeitrag. Kleiner Spoiler: Ersetze Floskeln wie „Schön, dass Sie so zahlreich erschienen sind“ durch aktuelle Geschichten.
2. Hauptteil, also These mit Argumenten. Hier komme ich direkt zur Sache. Ich stelle meine These auf, zum Beispiel „In den nächsten 15 Minuten werde ich Ihnen die Für und Wider für dieses Bauprojekt darlegen.“ Oder suggestiv: „In den nächsten 15 Minuten werde ich für Sie darlegen, warum sich dieses Projekt lohnt.“ Anschließend bringe ich die drei bis fünf wichtigsten Argumente.
3. Ein starker Schluss ist Muss! Ohne Abschlussstärke verpufft jede Präsentation in den Köpfen der Teilnehmer wie ein Tischfeuerwerk auf dem Geburtstagskuchen. Ich komme also zum Punkt. Den Schluss leite ich zum Beispiel mit „Sie sehen also, dass…“ ein. Nicht vergessen: den Appell. „Daher ersuche ich Sie, meine Damen und Herren, dass…“ oder „Als nächsten Schritt schlage ich vor,… - einverstanden?“

Steht einmal diese Grundstruktur, ist es ein Leichtes, den Inhalten noch Feinschliff zu verleihen. Die meisten Menschen scheitern tatsächlich an der Vorbereitung – an der Überwindung, die wir brauchen, um einen neuen Ansatz zu versuchen. Wer es jedoch schafft, wird die gesteigerte Aufmerksamkeit und die Interaktion im Meeting genießen.